Nieuws

Deceuninck, dat een 23-tal vestigingen heeft waarvan meerdere in België en Frankrijk, besloot in het kader van een centralisatie van de volledige ICT-infrastructuur de verschillende contracten voor tijdsregistratie en toegangscontrole tot één te herleiden en te uniformiseren. Uitgangspunt was dat ”A single point of contact” de communicatie en het beheer vereenvoudigt. Dat de overkoepelende overeenkomst tot schaalvoordeel zou leiden was meegenomen en ook het feit dat het tijdsregistratiesysteem in de hoofdzetel in Hooglede aan vervanging toe was, pleitte in het voordeel van een vervanging.

De geïntegreerde groep Deceuninck is gespecialiseerd in compounding, ontwerp, ontwikkeling, extrusie, veredeling en spuitgieten van kunststofsystemen en -profielen voor de bouwindustrie en de recyclage daarvan. Het bedrijf is het best bekend om het ontwerp en de productie van kunststofraam- en deursystemen en kunststofbouwprofielen voor toepassingen zoals oa. ramen, deuren, luiken, rolluiken, muurbekledingen, lamellenplafonds. Deceuninck is actief in 32 landen,beschikt over 23 filialen en telt wereldwijd 2.700 medewerkers, waarvan 640 in België. In 2003 realiseerden de groep een geconsolideerde omzet van € 470,5 miljoen.

Herbert Martens (Functioneel analyst bij Deceuninck), Luc Van Cleuvenbergen (Projectleider GET) en Alain D’Hooghe (Communications Manager GET) gingen met Facilities een gesprek aan over de stapsgewijze implementatie van het systeem.

Het oude aan vervanging toe
Het bestaande systeem in de hoofdzetel in Hooglede, een TC3000 Tempus/Key van einde jaren ‘80, was intussen al een tijd afgeschreven en aan vervanging toe. De voorbije 25 jaar zijn niet alleen de functionaliteiten sterk uitgebreid, maar zijn de systemen ook een stuk gebruiksvriendelijker geworden. Men zag in de overschakeling van een UNIX-platform naar de open Windows-infrastructuur een dubbel voordeel. Een webgebaseerde toepassing maakt het systeem toegankelijker voor gebruikers (beheerders en werknemers) en dit niet alleen in de zin van ”gebruiksvriendelijker”. Tijdsregistratie via PC (denken we aan on line tijdregistreren voor thuiswerkers) kon vroeger niet. Terwijl voorheen de interne en externe controlemogelijkheden beperkt waren, kan men nu geleidelijk procedures invoeren waarbij de medewerkers zelf hun vakantie kunnen aanvragen of persoonlijke gegevens rechtstreeks in de applicatie kunnen invoeren.

Vereisten voor het nieuwe tijdregistratie- en toegangscontrolesysteem
Voor Deceuninck was de return on investment belangrijker dan de implementatiekosten. Een gebruiksvriendelijk systeem waarvan alle resources gekend zijn, een turn key operatie waar achteraf bijna niet meer in opleiding moet worden geïnvesteerd, bespaart fors tijd en kosten.

Met vestigingen in verschillende landen en tijdzones is het bijzonder belangrijk dat de partner een constante beschikbaarheid evenals de nodige uitvalsbasissen in het buitenland kan garanderen. Deceuninck koos GET uit Malle als partner voor dit project omdat het bedrijf een snelle interventie bij mogelijke storingen on site garandeerde. Het voorstel beantwoordde aan de technische en praktische vereisten voor de implementatie en het systeem bleek aantrekkelijk voor de eindgebruiker. Gebaseerd op Microsoft Windows -waarvan bijna iedere computergebruiker vandaag over een basiskennis beschikt - is het pakket ook beschikbaar in verschillende talen. ”Al zijn de meeste eentalige applicaties wel in het Engels en is deze taal voldoende gekend, een meertalige versie is toch nog altijd gebruiks-vriendelijker”, vindt Herbert Martens. ”De vier standaard gebruikerstalen Engels, Frans, Duits en Nederlands kunnen met elke taal uitgebreid worden. Desgewenst krijgt elke gebruiker vanaf login het correcte scherm in zijn moedertaal te zien.”

In Hooglede van start
Het project ging van start in het hoofdgebouw in Hooglede dat drie aparte ingangen telt: een ingang naar het administratief gebouw (voor bezoekers, leveranciers) en twee voor arbeiders, telkens toegankelijk voor bepaalde ploegen. Elke medewerker heeft slechts toegang tot het bedrijf via één bepaalde ingang, voor de arbeiders is dit via een tourniquet met proximity badge. Bijkomend zorgen schuifpoorten en omheining voor de nodige afsluiting.

Begin september 2003 installeerde en parametriseerde GET het nieuwe systeem voor tijdregistratie en toegangscontrole. Op 17 november werden de eerste badgelezers vervangen. ‘s Morgens gebruikte men nog de oude badge, ‘s avonds de nieuwe. In de daaropvolgende dagen werden alle toegangsplannen vervangen. De hele operatie is vlekkeloos verlopen, mede dankzij de goede voorbereidingen die aan de eigenlijke werken voorafgingen. Storingen kunnen via een inbelverbinding tot op badgelezerniveau worden opgespoord, zowel in Hooglede als in de afstandsvestigingen in België (Diksmuide) en in Frankrijk (Roye en Pontivy).

Tevens kan GET via een inbelverbinding inloggen op de server. Het systeem laat ook toe om via digital videorecording (DVR) de beelden die de camera’s registreren, on line te bekijken, of nadien snel te herbekijken. Er bestaan gelijkaardige koppelingsmogelijkheden voor videofonie, telefooncentrales en DVR.

Het is uiteraard niet de bedoeling om het dagelijkse beheer vanuit de hoofdzetel te organiseren. Dit gebeurt lokaal. GET zorgt voor het systeem- en applicatiebeheer. Er werd een service level agreement (SLA) opgesteld om de reactietijd te beperken. Wijzigingen moeten steeds binnen de volgende werkdag volgend op de dag van aanvraag zijn uitgevoerd. Zowel voor toegangscontrole en tijdregistratie als voor het bekijken van camerabeelden werden de nodige autorisatielevels voorzien. Enerzijds kan niet iedereen wijzigingen aanbrengen in het systeem of alle gegevens bekijken, anderzijds kan men de badgegebruiker bepaalde beperkingen opleggen. Zo kan men de toegang tot bepaalde zones verbieden of beperken tot bepaalde uren of dagen, bijvoorbeeld voor een tijdelijke medewerker of een toeleverancier die een job komt uitvoeren. Medewerkers van één vestiging kunnen via eenvoudige parametrisatie met hun badge toegang krijgen tot de andere vestiging. Toegangscontrole hoeft immers niet altijd een beperking in te houden.

Deceuninck ziet in het systeem in tegendeel net een mogelijke verruiming van de vrijheid voor de werknemers, evenals een verhoging van hun veiligheid.

(Facilities, 2004 - Tania De Hauwere)

<< Terug