Nieuws

Exclusief symposium over HR-automatisering & arbeidsverzuim - het verslag

Op 23 november 2004 organiseerde GET ism Nike & SD WORX een symposium over HR-automatisering en arbeidsverzuim. Meer dan 70 HR-professionals meldden zich aan. SD WORX deed uitgebreid onderzoek naar automatisering in België en stelde vast dat het beheer van afwezigheden een belangrijk aandachtspunt is voor elke HR-manager.

**********

• welke oplossingen met welke functionaliteiten gebruikt uw organisatie nu?
• waarom is voor deze oplossing gekozen? bent u daarover tevreden?
• wat is er nu al geautomatiseerd? wat zal/wil u automatiseren ? wat zeker wel/niet, en waarom?
• welke veranderingen verwacht u (binnen HR) die een invloed kunnen hebben op de automatisering?
• Hoe verliep het beslissingsproces? Wat zijn de aankoop-criteria?
• Hoe verliep het implementatieproces?

Conclusies:
De antwoorden zijn in 5 groepen onder te brengen:

• Privé bedrijven zijn meer geautomatiseerd dan overheidsinstellingen, maar opteren veel meer voor aparte, niet-geïntegreerde paketten.
• Organisaties die deel uitmaken van een groep, kiezen voor integratie van oplossingen
• Automatisering vooral in functie van primaire processen en data-uitwisseling (personeelsadministratie & payroll, personeelsplanning, budgetten, tijdregistratie, …)
• Top 4 geautomatiseerde domeinen = top 4 prioriteiten automatisering (beheer van persoonsgegevens, berekening bruto-netto, tijdsregistratie, beheer aan- en afwezigheden)
• HR-self service: vooral beheer van gegevens (af- en aanwezigheden, HR- en persoonsgegevens, gevolgde opleidingen)

Een van de meest geautomatiseerde taken: verzuimregistratie.
Verzuimregistratie dient als pijler van verzuimbeleid. Belangrijk is te weten wat vergeleken wordt (inhoud-schaal-tijd) en met wie de gegevens vergeleken worden (intern-extern of relevante vergelijkingsgroep)
Wat wordt er opgevolgd? De rubrieken met de belangrijkste resultaten:

• Verzuimpercentage (hoe veel): hoe groter de organisate, hoe hoger het verzuim: van 3.5 % onder 20 werknemers tot 6.07 % bij meer dan 1.000 werknemers. Hoe ouder de werknemer, hoe meer langdurig afwezig.
• Verzuimfrequentie (hoe vaak): vrouwen zijn meer afwezig dan mannen, bedienden meer dan arbeiders en voltijdse krachten meer dan deeltijdse werknemers. Maar, hoe ouder de medewerkers, hoe lager de verzuimfrequentie.
• Verzuimduur (aantal ziektedagen): mannen zijn iets langer ziek dan vrouwen, arbeiders hebben een significant hogere verzuimduur dan bedienden, deeltijdse krachten blijven langer thuis dan voltijdse medewerkers.
• Patronen. Op zoek naar problematisch verzuim: terugkerend, veelvuldig en periodiek verzuim.

Meer informatie over dit onderzoek vindt u op de website van SD WORX.
Wenst u het cijferboek te ontvangen? U kunt dit aanvragen bij Veerle de Jong, Coördinator PR & Communicatie SD WORX.

**********

• wit verzuim: onvermijdbaar?? (ziek zijn, zich ziek voelen en zich ziek melden)
• zwart verzuim: vermijdbaar en frauduleus (zich ziek melden)
• grijs verzuim: vermijdbaar + eigen beslissingsruimte (zich ziek voelen en zich ziek melden)

Het positief en consistent aanwezigheidsbeleid van Nike bestaat erin om de aanpak aan te passen aan de vorm van het ziekteverzuim. Waarom blijven medewerkers weg? Zwart en grijs verzuim kan te maken hebben met een vorm van "onvrede", met communicerende symptomen. Het achterhalen van oorzaken van onvrede en het geautomatiseerd registreren van afwezigheden, is de basis van het aanwezigheidsbeleid.

Nike hanteert de procedure ziekmelding én herstelmelding. Medewerkers hebben een meldingsplicht aan de leidinggevende (ik meld me ziek), alsook een stavingsplicht (medisch attest of verklaring op eer). De medewerker brengt de organisatie op de hoogte van z'n terugkomst met de herstelmelding.

Hoe gaat de leidinggevende om met verzuim?
XTremisWeb genereert voor de leidinggevende relevante informatie: een automatische afwezigheidslijst, melding als de werknemer opnieuw aanwezig is, melding van frequentie en percentage, aangeven van te nemen actie (ifv afwezigheidsduur kan dat een terugkomgesprek, reïntegratiegesprek of aanwezigheidsgesprek zijn), opvolgen van acties en bijhouden van commentaren. Alle leidinggevenden worden hier regelmatig in opgeleid door HR.

De registratie van het ziekteverzuim dient voor verdere analyse en informatie, om te komen tot positieve bijsturing. Belangrijk is het localiseren van de afwezigheid. Waarom zijn mijn medewerkers afwezig? Zijn de arbeidsomstandigheden en -voorwaarden zoals verwacht? Is er tussen leidinggevenden en medewerkers een goed contact en wederzijds vertrouwen?

Nike maakte van de organisatie een "great place to work". Dankzij de objectieve metingen over absenteïsme en een positief, consistent aanwezigheidsbeleid heeft Nike de aanwezigheid sterk verhoogd. Inspanning van Nike een "great work environment" te maken werpen vruchten af. Als je graag komt, en je voelt je goed in je vel, dan ben je eens zo gemotiveerd.

Nike sleepte op 1 december ook terecht de Facility Award 2004 in de wacht. (De International Facility Management Association IFMA reikt deze prijs uit aan een team dat een programma of project voorstelt dat een significante bijdrage heeft geleverd aan het succes van zijn organisatie.)

Een organisatie met meer dan 1.700 werknemers omtunen tot een gezond en winnend team. Nike just did it!
Meer info over het aanwezigheidsbeleid bij Nike? Contacteer Gust De Wit, Human Resources Director Nike.

(Gust De Wit is sinds juni 2001 HR Director van Nike. Hij verzamelde 22 jaar HR-ervaring als personeelsverantwoordelijke bij Callebaut, Ketels, FCI en Continental Teves.)

Staat het terugdringen van absenteïsme ook op uw agenda?
Contacteer GET, we bespreken graag hoe we er samen concreet werk van kunnen maken.

<< Terug