Nieuws

Tijdsregistratie en toegangscontrole bij Loders Croklaan: een stand van zaken

Na een selectietraject besloot Loders Croklaan in 2005 om de GET-oplossingen voor toegangscontrole en tijdsregistratie in te voeren. Nu twee jaar later gebruiken alle medewerkers XCess, XTremis en XTremisWeb en is de tijd rijp voor een stand van zaken.

Loders Croklaan is internationaal actief als producent van oliën en vetten voor de voedingsmiddelenindustrie.
De hoofdvestiging bevindt zich in Wormerveer. In Rotterdam heeft Loders Croklaan Europa’s grootste palmolieraffinaderij.
Sinds december 2002 is het bedrijf voor 100% een dochter van palmolieconglomeraat IOI Corporation Berhad, die een beursnotering heeft aan de Kuala Lumpur Stock Exchange.
Onder andere ruwe palmolie wordt per schip aangevoerd en op de productielocaties verwerkt tot oliën en vetten voor de voedselverwerkende industrie.
In Nederland heeft Loders Croklaan zo’n 400 medewerkers in dienst.

Wij spraken met HR Manager Erica van Dijk en XTremis-XCess-verantwoordelijke Emma Stanthardt over de invoering en het praktische gebruik van XCess, XTremis en XTremisWeb.

Samen met een extern bureau, Vroom, werden de vereisten vastgelegd waaraan dit nieuwe systeem voor tijdsregistratie en toegangscontrole moest voldoen. Daarna werden bij een aantal bedrijven offertes aangevraagd. “Na enkele demonstraties en workshops viel al snel een hele reeks leveranciers af. Hun pakketten konden de complexiteit van onze arbeidsvoorwaarden niet aan”, aldus Erica van Dijk. “Bovendien wilden we ook graag één leverancier voor toegangscontrole en tijdsregistratie, zodat we het bestaande toegangscontrolesysteem, Nedap, konden vervangen. Omdat de tijdsregistratieoplossing van GET de complexiteit van onze arbeidsvoorwaarden aankon en omdat ze met XCess ook een uitstekende oplossing voor toegangscontrole en security management konden bieden, kozen we ervoor om met GET verder te gaan.”

In juni 2005 begon GET met de implementatie en de parametrisatie van XCess, XTremis en XTremisWeb volgens de beproefde GET It Done-methodologie. In november 2005 gebruikten de productiemedewerkers de nieuwe systemen. Vanaf december 2005 namen ook de andere medewerkers XCess, XTremis en XTremisWeb in gebruik. In januari 2006 werden dan voor het eerst de salarissen uitbetaald voor de uren die met het nieuwe systeem berekend werden.

Veiligheid boven alles

De toegangscontrole bij Loders Croklaan spitst zich zowel op het hoofdkantoor in Wormerveer als in de palmolieraffinaderij in Rotterdam toe op drie groepen: medewerkers, vrachtwagens en bezoekers.

In Wormerveer wordt het bedrijfsterrein aan de voorzijde afgeschermd door een slagboom die bewaakt wordt door een portier en een manshoge tourniquet aan de achterzijde. Medewerkers kunnen het bedrijfsterrein zowel langs de voor- als de achterzijde met hun badge betreden. Bezoekers kunnen het bedrijfsterrein op nadat ze zich aan de voorzijde bij de portier hebben aangemeld en van hem een tijdelijke badge hebben ontvangen. Erica van Dijk: “De medewerkers maken zelf de afspraak met hun bezoekers. De portier kan dan in een overzicht zien welke bezoekers er verwacht worden. Zo worden onverwachte bezoekers vermeden.”
De vrachtwagens hebben toegang tot het bedrijfsterrein via de slagboom bij de portiersloge. De chauffeurs van de vrachtwagens melden zich eerst aan bij de portier. Na aanmelding krijgen ze van de portier een tijdelijke badge en kunnen ze doorrijden naar de weegbrug.

Ten gevolge van de ISPS-regelgeving is het bedrijfsterrein aan de zeehaven van Rotterdam omgeven met hekwerk. Er is ook camerabewaking actief. Een schuifhek geeft toegang tot het parkeerterrein en de portiersloge. Via een manshoge tourniquet op het parkeerterrein of een tourniquet aan de portiersloge kunnen medewerkers het terrein met hun badge betreden. Vanaf de zeesteiger is het terrein toegankelijk via een looppoort mits een geldige boeking op de badgelezer bij die poort. Net als in Wormerveer melden bezoekers zich eerst aan bij de portier alvorens een tijdelijke badge te ontvangen. Het betreden van het terrein door de vrachtwagens gebeurt op dezelfde manier als in Wormerveer.

De vestiging in Rotterdam is verdeeld in een productieruimte, kantoren en controlegebouwen. De toegang tot deze gebouwen is geregeld door middel van badgelezers. Het bedrijfsterrein in Wormerveer is ingedeeld in twee zones: een productiezone afgeschermd door een tourniquet en een kantoorzone. Om toegang te krijgen tot de productiezone is een boeking op de badgelezer bij de tourniquet vereist. Het hoofdkantoor is voor iedereen bereikbaar, maar ook slechts te betreden na een geldige boeking.
Erica van Dijk: “De drijfveer om het bedrijfsterrein in zones te verdelen is veiligheid. Zo weten we bij calamiteiten precies wie zich in welke zone bevindt”.
Binnen de productiezone en het hoofdkantoor zijn sommige ruimtes voor de ene medewerker wel en voor de andere niet toegankelijk. Zo is bijvoorbeeld de ruimte waar de voorraden liggen niet voor iedereen toegankelijk.

Medewerkers uit Wormerveer kunnen met hun badge via eenvoudige parametrisatie toegang krijgen tot de vestiging in Rotterdam en omgekeerd. “Deze instellingen worden op verzoek gedaan”, aldus Emma Stanthardt.

Er wordt met andere woorden meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers gelegd (decentralisatie). Uiteraard heeft dit voor hen gevolgen gehad. “We hebben de mensen grondig moeten opleiden. Vooral in het autoriseren van overuren. Een degelijke opleiding was nodig omdat er verschillende soorten overwerk mogelijk zijn volgens onze cao. Onze leidinggevenden hebben nu meer inzicht in de geldende afspraken en kunnen hun afdeling beter sturen”, legt Erica van Dijk uit. XTremisWeb is er niet alleen voor werknemers met een eigen pc. Ook medewerkers die niet over een eigen pc beschikken, kunnen XTremisWeb gebruiken. “We hebben gespreid over de werkvloer een aantal pc’s voorzien waarop bijvoorbeeld monteurs en operators hun saldi kunnen bekijken en vakantieaanvragen kunnen doen. In feite gebruikt iedereen XTremisWeb, van de directie tot de mensen die op het terrein verantwoordelijk zijn voor het schoonmaken. Uiteindelijk is het dan de centrale personeelsdienst die aan het eind van de maand alles nakijkt in XTremis, de maand afsluit en alle nodige gegevens doorstuurt naar de salarisverwerking”, aldus Emma Stanthardt.

Erica van Dijk besluit: “We zijn heel tevreden over de samenwerking met GET. Alle ingewikkelde regelgevingen konden ingebracht worden in XTremis, dankzij de flexibiliteit van het systeem. Ook de huidige ondersteuning vanuit GET verloopt vlot. Hiervoor doen we een beroep op de GET More-dienstverlening.”

<< Terug