Identifier les visiteurs et les employés temporaires : comment commencer ?

Voulez-vous un environnement où les visiteurs, les employés temporaires et les fournisseurs peuvent être enregistrés rapidement et efficacement sans les retards administratifs ? Un système d'enregistrement numérique des visiteurs est alors certainement la bonne solution. Limitez le nombre d'actions manuelles au minimum et réduisez le processus d'enregistrement de votre entreprise à seulement quelques secondes.

Étape 1 : quels sont les défis et les problèmes actuels ?

La première étape de l'évaluation d'un nouveau processus d'enregistrement numérique consiste à examiner la situation actuelle. Quels sont les défis communs et les points problématiques au niveau du processus d'inscription et de l'enregistrement des visiteurs ? S'agit-il des longs délais d'attente, de la garantie de confidentialité ou de la saisie d'informations sans erreur ? Ce ne sont là que quelques exemples qui retardent inutilement l'identification.

De plus, il n'y a pas toujours quelqu'un à temps plein à la réception d’une petite entreprise. En conséquence, plusieurs employés doivent souvent aider afin d'enregistrer les visiteurs et les aiguiller vers la bonne personne. Les paperasses pour identifier les employés temporaires peuvent également augmenter la charge de travail en raison de la multitude d'interventions manuelles. Ceci est préjudiciable pour leur productivité.

Une étude montre même qu'un employé moyen est interrompu toutes les 11 minutes. En plus de cela, il faut en moyenne pas moins de 25 minutes pour reprendre le travail de manière concentrée. Il est donc crucial d’identifier la situation de travail afin d'avoir une meilleure vue d'ensemble des améliorations nécessaires.

Étape 2 : de quel logiciel avez-vous besoin ?

Après avoir examiné ce que vous voulez améliorer, il est essentiel d'évaluer quel logiciel peut vous y aider. Ne regardez pas seulement ce qui semble le plus «attrayant» ou ce qu’utilise votre plus grand concurrent. Parce que même la meilleure conception de logiciel peut être un obstacle au niveau de l’utilisation. Ici vous en lirez plus sur la façon de reconnaître facilement un logiciel facile d’utilisation.

En outre, il est important de voir si le système peut s'appuyer sur un logiciel de contrôle d'accès existant. Citons par exemple les droits ou profils d'accès spécifiques pour certains visiteurs que vous pouvez rattacher à votre logiciel de sécurité actuel. Cela vous permet de définir et de vérifier certaines zones, temporairement ou non, au sein de votre propre organisation.

En outre, il peut également être très important de demander le statut du visiteur ou du collaborateur temporaire et de tracer le lieu / les activités. Avec cette option, vous pouvez compiler une liste de personnes présentes ou demander une liste d'évacuation spéciale en cas d'urgence. De cette façon, vous êtes à tout moment sûr que la sécurité est toujours garantie.

Étape 3 : intégrer les systèmes existants

Supposons que vous ayez déjà des logiciels et du hardware. Comme par exemple des scanners de documents, Outlook et d'autres applications tierces. Pas de soucis, vous n'avez certainement pas à les enlever ni à les envoyer à la décharge. Il est dès lors justement très important d'opter pour un logiciel qui fonctionne parfaitement avec l'infrastructure existante. Prenez Outlook comme exemple.

De cette façon, vous pouvez transférer automatiquement vos rendez-vous Outlook vers le système d'enregistrement central et enregistrer le (s) visiteur (s) à l'avance. Le visiteur peut alors parcourir le processus d'inscription grâce au code QR généré automatiquement ou via sa carte d'identité dans les quelques secondes qui suivent son inscription.

Étape 4 : quel est le budget disponible ?

Cela dépend beaucoup de la taille de votre entreprise et des applications dont vous avez besoin. Il est important de trouver un partenaire qui pense avec vous et vous donne des conseils en fonction de votre entreprise et non en fonction de son propre portefeuille. Vous pouvez en effet obtenir les derniers systèmes en interne avec les fonctionnalités les plus ingénieuses, mais la question est de savoir si vous en avez vraiment besoin.

Étape 5 : quel partenaire dois-je choisir ?

Comme brièvement expliqué ci-dessus, ce n'est pas une priorité de savoir qui recommande les produits les plus technologiques, mais bien d’identifier qui est le partenaire avec les bonnes solutions. Il est donc primordial d’y consacrer du temps et d'avoir des discussions qualitatives avec plusieurs partenaires potentiels. Vérifiez également s'ils disposent dans leur portefeuille de réalisations se situant dans le même secteur que votre entreprise.


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