Vous pensez encore que le journal de bord sur papier utilisé pour l’enregistrement de vos visiteurs ne relève pas du RGPD ?

Rien n'est moins vrai ! L’idée erronée – à quelques jours de l'introduction de la réglementation – selon laquelle l'enregistrement des visiteurs par le biais d'un journal de bord sur papier ne relève pas du RGPD domine toujours. Toute forme de données structurées et à caractère personnel qui est conservée et affichée relève toutefois du RGPD. Comme le RGPD est neutre en termes de technologies, toute forme de traitement de ces données – qu'elles soient électroniques ou numériques – doit être conforme à la nouvelle réglementation. Il est donc très probable que votre journal de bord sur papier et surtout le traitement ultérieur du document relèvent du RGPD. Par ailleurs, en cas d’audit, il sera probablement le premier élément à être examiné.

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La simplicité avec laquelle le journal de bord sur papier peut être adapté aux exigences du RGPD engendre également des malentendus.
Vous pouvez uniquement arguer que le journal de bord est conforme au RGPD lorsque les données sont inaccessibles à des tiers (hormis le réceptionniste), si le journal est détruit à intervalles réguliers et s'il est conforme au RGPD à tous autres égards.
Dans tous les autres cas, le logiciel d'enregistrement est plus sûr, plus sécurisé et plus transparent.

Quelles sont les questions qui requièrent votre attention pour que le journal de bord soit conforme au RGPD ?

  • Recueillez uniquement les données à caractère personnel (limitées) de vos visiteurs qui sont pertinentes pour le but visé.
  • Ne conservez pas les coordonnées du visiteur plus longtemps que nécessaire. Déterminez la durée de conservation des données et effacez les données en fonction de cette durée.
  • Déterminez les droits et obligations de la personne qui manipule et traite les données.

Par rapport au RGPD, quels sont les avantages d'un système d'enregistrement numérique des visiteurs tel que Prime Visit ?

  • Seules les personnes autorisées ont accès aux données.
  • Les visiteurs n'ont pas accès aux données d'un précédent visiteur. La vie privée de chaque individu est donc garantie.
  • Grâce au pré-enregistrement, il n'est plus nécessaire de saisir les données demandées à la réception. La suppression des files d'attente à la réception représente un avantage supplémentaire.
  • En raison de la conservation limitée des données des visiteurs, il est possible de les récupérer, ce qui simplifie la procédure et accélère le processus de réservation.

Qu'en est-il des règles de sécurité ?

Certaines entreprises et certains secteurs respectent les normes ISO et HACCP qui impliquent l’obligation d'enregistrer les visiteurs. Vos visiteurs doivent ensuite être tenus au courant des règles de sécurité, présenter un certificat de santé ou obtenir préalablement un permis de travail. Le journal de bord numérique de Prime Visit vous permet de prouver en toute facilité que vous avez indiqué les règles de sécurité à vos visiteurs. Vous accompagnez le visiteur tout au long de la procédure et, ce faisant, vous respectez les exigences du RGPD ainsi que les règles de sécurité.

Évidemment, l'enregistrement numérique des visiteurs offre de nombreux autres avantages.

Si vous recevez régulièrement des visiteurs individuels ou des groupes, vous pouvez les pré-enregistrer via Outlook. Si les visiteurs s'inscrivent via le kiosque de Prime Visit, l'enregistrement est confirmé après une simple recherche de leur nom. Les visiteurs peuvent également réaliser cette opération en remettant le code QR reçu dans la confirmation de rendez-vous. Un badge donnant accès à certaines sections de l'entreprise peut également être délivré immédiatement à la réception. Pratique pour les visites guidées d’entreprise.

L'activation rapide d'un plan d'urgence constitue un atout majeur, réalisable puisque vous connaissez toujours le nombre de personnes présentes et la personne de contact qui leur a été affectée. L'évacuation organisée du bâtiment peut se faire beaucoup plus rapidement et avec moins de mauvaises surprises.
 
Bien que convaincu de l'importance de l'enregistrement numérique de vos visiteurs, vous vous posez encore quelques questions ?
Dans ce cas, n'hésitez pas à contacter nos collaborateurs. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Fiche technique