3 conseils pour professionnaliser votre enregistrement des visiteurs, parce que votre accueil est le visage de votre entreprise !

Un élément indispensable pour la sécurité de votre entreprise n’est autre que l’enregistrement des visiteurs. Il s’agit en effet d’un excellent moyen de savoir en permanence quelle personne se trouve dans quel bâtiment, ce qui peut s’avérer particulièrement utile en cas d’évacuation d’urgence. Bien souvent, cet enregistrement est le premier contact avec votre entreprise. Il importe donc que vous soigniez l’enregistrement des visiteurs en lui apportant un côté professionnel. Comment s’y prendre, au juste ? En suivant nos trois conseils, bien sûr !
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1. Intégrez un système d’enregistrement simple et rapide

Notre premier conseil pour professionnaliser l’enregistrement de vos visiteurs est de veiller à ce qu’il soit simple et rapide. Un temps d’attente trop long à l’accueil peut souvent susciter une certaine irritation, simplement parce que personne n’aime attendre ! Un système idéal, qui allie facilité d’utilisation et intuitivité, veille à ce que vos visiteurs s’enregistrent en seulement quelques étapes, que ce soit avec le collaborateur à l’accueil ou à une borne avec écran tactile. Vos visiteurs doivent se préinscrire ? Dans ce cas, ils reçoivent dans leur messagerie une confirmation quelque temps avant leur rendez-vous avec toutes les informations ainsi qu’un code QR. Vous pouvez encore rendre le processus d’enregistrement encore plus fluide en envoyant le code QR sur smartphone ou en l’imprimant sur un document. Bref, retenez surtout que la fluidité de l’enregistrement dégage un certain professionnalisme !

2. Misez sur le numérique et respectez le GDPR

À l’heure du numérique, une procédure d’enregistrement de vos visiteurs sur papier n’est pas vraiment la solution optimale : vous n’avez pas de vue d’ensemble des personnes présentes dans le bâtiment et votre entreprise n’affiche pas de signes de modernité. En revanche, une procédure numérique vous offre de nombreux avantages. Vous pouvez notamment compter sur les fonctions associées du système de contrôle d’accès grâce auxquels vous pouvez autoriser à certaines personnes un accès temporaire à des espaces qui leur sont interdits. Ces visiteurs reçoivent alors un badge avec des passes spécifiques. Un autre atout d’un système numérique est la préinscription des visiteurs ; une manière d’éviter les fautes dans les noms, et donc les confusions.

Et la conformité au RGPD dans tout ça ? Elle est bel et bien respectée, car notre système d’enregistrement numérique empêche les visiteurs d’avoir accès au journal de bord et donc aux données des visiteurs précédents. De plus, les données sont traitées uniquement par la personne compétente et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaires. Vous ne devrez donc plus garder ces encombrants registres qui prennent la poussière, parce qu’oubliés sur une étagère. La réglementation du RGPD vous aide à faire le ménage !

3. Soignez l’accompagnement

Le dernier conseil que nous pouvons vous donner pour un enregistrement des visiteurs professionnel est de ne pas oublier l’accompagnement. En soignant cette partie, vous proposez une visite qui ne se limite pas à un chaleureux accueil, mais qui est soit aussi une expérience complète sous le signe de la courtoisie. Notre système vous permet également de garder à tout moment la liste de présence à jour et vous évite en cas d’incidents, de fouiller les moindres recoins du bâtiment pour trouver les personnes qui y seraient bloquées.