Logiciel de gestion du temps : comment l’intégrer sans encombre ?

Vous avez prévu d’intégrer un logiciel de gestion du temps à votre système actuel ? Voilà une idée qu’on ne peut qu’encourager, car un tel système offre de nombreux avantages : vos employés peuvent jeter à tout moment un coup d’œil aux heures prestées et connaissent le nombre d’heures supplémentaires à récupérer, sans compter que le service des ressources humaines et les chefs d’équipe voient leurs tâches facilitées grâce au versement automatique des salaires ou la création de planning précis. Quoi qu’il en soit, la loi exige la mise en place d’un tel logiciel dans les entreprises ; il en va donc de votre intérêt d’en installer un. Dans cet article, vous trouverez des astuces en or pour implémenter votre logiciel de gestion du temps sans encombre.
Gestion du temps

Instaurez des règles

Avant que vos employés se mettent à enregistrer leurs heures, il importe d’instaurer une série de règles pour éviter les erreurs et malentendus. Commencez donc par répondre à ces quelques questions :
• Comment doivent-ils enregistrer leurs heures : par heure, demi-journée, etc. ?
• Vos employés doivent notifier quand ils prennent leur temps de midi ?
• Les heures supplémentaires peuvent-elles être récupérées ou non ?

Il est également important que vous effectuiez au préalable une analyse approfondie où vous examinez quels sont les possibilités et éventuels obstacles à une telle intégration. Ainsi, vous anticipez ces inconvénients grâce au développement d’un trajet de « gestion du changement » et permettez à vos employés de se mettre immédiatement au travail.

N’hésitez pas non plus à attribuer un rôle de « dirigeant » aux personnes du service du personnel. Ils peuvent ainsi guider leurs collègues, vérifier s’ils respectent les procédures en vigueur, gérer les profils d’utilisateurs et jouer les personnes de contact pour les employés qui se posent encore des questions sur le système.

Optez pour un système facile à utiliser

Lorsque vous choisissez votre système de gestion du temps, nous vous conseillons fortement d’opter pour un système facile à utiliser. Au plus facile, au mieux ! Vos employés ne doivent en effet pas perdre du temps avec l’enregistrement de leurs heures en raison d’un logiciel est trop lourd ou trop compliqué.
Qui dit système convivial pour l’utilisateur, ne signifie pas seulement utilisation intuitive pour votre employé. Ce logiciel peut être également accessible partout et par toutes les personnes qui doivent l’utiliser. Privilégiez dès lors une application ou une plateforme web.

Intégration de votre logiciel

Un logiciel de gestion du temps connecté à vos systèmes existants, tels que les fiches de salaires ou l’enregistrement des heures, vous permet de mettre en place un système intégré. Vous avez alors accès aux informations les plus complètes et disposez d’une vue d’ensemble de votre entreprise afin de modifier et optimiser certaines méthodes de travail ou procédures. Ainsi, vous facilitez une nouvelle fois le travail du service des ressources humaines, qui peut alors se concentrer sur ses tâches principales.

Accompagnez votre personnel

Pendant et après l’implémentation de votre logiciel de gestion du temps, pensez également à prévoir du temps pour aider vos collègues qui ont quelques difficultés à s’adapter au logiciel. Comment ? Avec GETMore, le service qui répond à toutes les questions fonctionnelles et techniques que peut se poser votre personnel après une première période d’utilisation. Grâce à un tel soutien, vos employés pourront poursuivre leur travail sans trop de problèmes.

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