Changer de secrétariat social : comment vous y prendre pour éviter les soucis ?

Un secrétariat social sur lequel vous pouvez compter est essentiel à la bonne organisation de votre entreprise. En externalisant votre gestion des salaires, le service du personnel se voit délester d’une série de tâches et a donc plus de temps pour se consacrer à d’autres activités. Mais que se passe-t-il si vous décidez de changer de secrétariat social ? Pas de panique : ce processus peut se dérouler sans le moindre encombre grâce à GET.

Changer de secrétariat social sans souci : possible ?

Les raisons qui vous poussent à changer de secrétariat social

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de votre désir de changement : les services proposés par votre partenaire actuel ne vous satisfont plus ou la collaboration n’est plus aussi optimale qu’à ses débuts.

Un autre cas de figure peut être la forte croissance ou le rachat de votre entreprise. Vous cherchez dès lors un partenaire qui correspond mieux à vos ambitions.

Enfin, il est parfaitement possible qu’un nouveau partenaire vous propose une offre de services plus large ou financièrement plus attrayante, avec la possibilité d’utiliser des outils numériques plus performants. Ce dernier argument convaincra plus d’une entreprise, vu l’importance de la numérisation dans la collaboration avec un secrétariat social.

Comment effectuer ce transfert ?

Lorsque vous décidez de changer de secrétariat social, nous vous conseillons de faire appel à GET dès la réunion d’analyse. Ainsi, nous veillons à ce que le transfert prenne moins de temps ; nous parlons ici en mois gagnés. Malheureusement, un tel transfert ne se fait pas du jour au lendemain, car il est impératif de passer par une phase d’adaptation de données de contact pour ensuite les importer dans l’environnement informatique de votre nouveau partenaire. Une étape à travers laquelle GET peut vous accompagner et détecter à temps les éléments dont vous avez besoin, ce qui vous évitera de mauvaises surprises.

Voici une sélection des questions généralement posées :

  • Sur combien de numéros d’employeurs (entreprises) devons-nous nous baser ?
  • Le numéro d’identification propre à chaque employé va-t-il changer ?
  • Quels sont les codes salariaux du secrétariat social ?
  • Utilisez-vous un système d’acomptes sur salaires ? Ces derniers sont-ils fixes ou basés sur les prestations réelles ?

Voici également quelques conseils :

  • Nous vous recommandons de changer de secrétariat social au début de l’année (ou éventuellement d’un trimestre). Vous évitez ainsi de perdre vos données lors du transfert et de constater des erreurs.
  • Gardez à l’esprit que plusieurs mois seront nécessaires avant l’implémentation finale. Si tout se passe sans encombre, un transfert qui débute en janvier devrait être effectif à l’été suivant.
  • Déterminez au préalable comment ou à quel endroit doit être envoyé l’export des données salariales à caractère sensible. Pour ce faire, il est judicieux d’impliquer votre département informatique à temps pour qu’il puisse programmer le passage d’un serveur sécurisé à un autre.
  • Et enfin : prévoyez suffisamment de temps pour générer un fichier test que vous importez dans un système parallèle. Personne ne veut recevoir un appel d’un client mécontent juste avant ses vacances.

Le transfert se déroule grosso modo en cinq phases :

1.Obligations administratives : votre nouveau partenaire se charge de cette étape

2.Phase de lancement : configuration des outils (paramétrisation)

3.Formation de vos collaborateurs RH

4.Phase de test

5.Implémentation (mise en ligne)

Il va de soi que le transfert d’un secrétariat social à un autre demande un temps d’adaptation à vos collaborateurs. Une fois que vous vous serez familiarisé à la « technicité » du système, vous constaterez rapidement à quel point il est simple à utiliser.

Des systèmes compatibles ? C’est fondamental !

Un point important auquel vous devez penser lors de la transition concerne vos systèmes de gestion des heures et de versement des salaires. Vous devez en effet convenir avec votre nouveau secrétariat du mode de transfert de vos données numériques. Pour éviter le moindre souci, GET dispose de la solution idéale : vous pouvez associer notre suite Prime Time avec les outils RH compatibles. Ainsi, vous êtes certains que vos données de contact sont correctement transférées.

Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos solutions en matière de gestion du temps ? N’hésitez pas à nous contacter.