Changer de secrétariat social : comment vous y prendre pour éviter les soucis ?

Les raisons qui vous poussent à changer de secrétariat social

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de votre désir de changement : les services proposés par votre partenaire actuel ne vous satisfont plus ou la collaboration n’est plus aussi optimale qu’à ses débuts.

Un autre cas de figure peut être la forte croissance ou le rachat de votre entreprise. Vous cherchez dès lors un partenaire qui correspond mieux à vos ambitions.

Enfin, il est parfaitement possible qu’un nouveau partenaire vous propose une offre de services plus large ou financièrement plus attrayante, avec la possibilité d’utiliser des outils numériques plus performants. Ce dernier argument convaincra plus d’une entreprise, vu l’importance de la numérisation dans la collaboration avec un secrétariat social.

Comment effectuer ce transfert ?

Lorsque vous décidez de changer de secrétariat social, nous vous conseillons de faire appel à GET dès la réunion d’analyse. Ainsi, nous veillons à ce que le transfert prenne moins de temps ; nous parlons ici en mois gagnés. Malheureusement, un tel transfert ne se fait pas du jour au lendemain, car il est impératif de passer par une phase d’adaptation de données de contact pour ensuite les importer dans l’environnement informatique de votre nouveau partenaire. Une étape à travers laquelle GET peut vous accompagner et détecter à temps les éléments dont vous avez besoin, ce qui vous évitera de mauvaises surprises.

Voici une sélection des questions généralement posées :

  • Sur combien de numéros d’employeurs (entreprises) devons-nous nous baser ?
  • Le numéro d’identification propre à chaque employé va-t-il changer ?
  • Quels sont les codes salariaux du secrétariat social ?
  • Utilisez-vous un système d’acomptes sur salaires ? Ces derniers sont-ils fixes ou basés sur les prestations réelles ?

Voici également quelques conseils :

  • Nous vous recommandons de changer de secrétariat social au début de l’année (ou éventuellement d’un trimestre). Vous évitez ainsi de perdre vos données lors du transfert et de constater des erreurs.
  • Gardez à l’esprit que plusieurs mois seront nécessaires avant l’implémentation finale. Si tout se passe sans encombre, un transfert qui débute en janvier devrait être effectif à l’été suivant.
  • Déterminez au préalable comment ou à quel endroit doit être envoyé l’export des données salariales à caractère sensible. Pour ce faire, il est judicieux d’impliquer votre département informatique à temps pour qu’il puisse programmer le passage d’un serveur sécurisé à un autre.
  • Et enfin : prévoyez suffisamment de temps pour générer un fichier test que vous importez dans un système parallèle. Personne ne veut recevoir un appel d’un client mécontent juste avant ses vacances.

Le transfert se déroule grosso modo en cinq phases :

1. Obligations administratives : votre nouveau partenaire se charge de cette étape

2. Phase de lancement : configuration des outils (paramétrisation)

3. Formation de vos collaborateurs RH

4. Phase de test

5. Implémentation (mise en ligne)

Il va de soi que le transfert d’un secrétariat social à un autre demande un temps d’adaptation à vos collaborateurs. Une fois que vous vous serez familiarisé à la « technicité » du système, vous constaterez rapidement à quel point il est simple à utiliser.

Des systèmes compatibles ? C’est fondamental !

Un point important auquel vous devez penser lors de la transition concerne vos systèmes de gestion des heures et de versement des salaires. Vous devez en effet convenir avec votre nouveau secrétariat du mode de transfert de vos données numériques. Pour éviter le moindre souci, GET dispose de la solution idéale : vous pouvez associer notre suite Prime Time avec les outils RH compatibles. Ainsi, vous êtes certains que vos données de contact sont correctement transférées.

Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur nos solutions en matière de gestion du temps ? N’hésitez pas à nous contacter.

Aanleidingen om te veranderen van sociaal secretariaat

Er zijn verschillende redenen om uit te kijken naar een nieuwe partner voor uw loonverwerking. Zo schiet uw huidige partner misschien tekort qua dienstverlening of verloopt de samenwerking niet zo vlot.

Een andere optie: uw bedrijf groeit sterk of wordt eventueel overgenomen en u kijkt uit naar een nieuwe partner die uw ambities beter kan bijbenen. 

Ten slotte kan ook het aanbod van een nieuwe partner ruimer of financieel aantrekkelijker zijn. Mogelijk trekken zelfs betere digitale tools u over de streep. Logisch, want het digitale aspect is vandaag cruciaal bij de samenwerking met een sociaal secretariaat.

Hoe overstappen?

Als u besluit over te stappen naar een ander sociaal secretariaat, dan betrekt u GET daar best bij vanaf de analysemeeting, zo kan u veel sneller schakelen en wint u maanden tijd. Overschakelen gaat jammer genoeg niet van vandaag op morgen omdat er een vertaalslag gemaakt moet worden van het gegevensbestand naar de nieuwe situatie. GET kan u daarin begeleiden en tijdig maatwerk detecteren zodat u niet voor verrassingen komt te staan. 

Een paar voorbeeldvragen die u zich best op voorhand stelt:

  • Met hoeveel werkgevernummers (bedrijven) moeten we rekening houden?
  • Zal de unieke ID van de werknemer wijzigen?
  • Welke zijn de nieuwe looncodes van het loonsecretariaat? 
  • Werk je met voorschotten? Op basis van de reële prestaties of fixed?

Ook nog een paar tips: 

  • Verander van sociaal secretariaat  best bij het begin van een nieuw jaar (of eventueel kwartaal). Zo vermijdt u dat er bij de overdracht gegevens verloren gaan en dat er fouten gebeuren.
  • Hou er rekening mee dat er verschillende maanden voorafgaan aan de werkelijke implementatie.  Een vlotte opstart in januari, betekent idealiter een planning vanaf de vorige zomer.
  • Denk op voorhand na hoe en waar de loonexport met de hoogst gevoelige info terecht moet komen. U betrekt beter uw IT-afdeling hier tijdig bij zodat ze de koppeling naar een nieuwe beveiligde server kunnen opzetten.
  • En ten slotte: voorzie tijd om een testbestand te genereren via een parallel testsysteem. U wil liever geen boze werknemers aan de lijn net voor de vakantieperiode.

Overstappen gebeurt grosso modo in vijf fases:

1. Administratieve verplichtingen: uw nieuwe partner neemt die voor zijn rekening

2. Opstartfase: tools configureren (parametrisatie)

3. Opleiding voor uw HR-medewerkers

4. Testfase

5. Implementatie (go-live)

Uiteraard vraagt overstappen naar een nieuw sociaal secretariaat altijd enige aanpassing van uw medewerkers. Maar u zult snel  merken dat, na de “technische” omschakeling, het werken met een ander systeem vrij makkelijk is.  

Belang van compatibele systemen

Een belangrijk aandachtspunt bij uw overstap zijn de urenregistratie en loonkosten van uw medewerkers. U moet met uw nieuw sociaal secretariaat namelijk afstemmen hoe u die gegevens digitaal zult aanleveren. GET biedt hiervoor de nodige oplossingen: ons pakket prime Time kunt u immers makkelijk koppelen met de gangbare HR-tools. Zo bent u zeker dat alle gegevens correct worden doorgegeven.

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