Bezoekers en tijdelijke medewerkers identificeren: hoe start je daarmee?

U wil een omgeving waar zowel bezoekers als tijdelijke medewerkers en leveranciers snel en efficiënt worden geregistreerd zonder de administratieve vertragingen? Een digitaal systeem voor bezoekersregistratie is hier dan zeker de geschikte oplossing. Beperk zo het aantal manuele handelingen tot een minimum en verkort het registratieproces van uw bedrijf tot slechts enkele seconden.
Bezoekers en tijdelijke medewerkers identificeren

Bezoekers en tijdelijke medewerkers identificeren

Stap 1: wat zijn de huidige uitdagingen en problemen?

De eerste stap in het evalueren van een nieuw digitaal aanmeldproces, is te kijken naar de huidige situatie. Wat zijn nu de veelvoorkomende uitdagingen en pijnpunten tijdens het aanmeldproces en het registreren van bezoekers? Zijn het de lange wachttijden, het waarborgen van de privacy of het foutloos invoeren van informatie? Dit zijn maar enkele voorbeelden die de identificatie onnodig vertragen.

Bovendien zit er in een kleine onderneming ook niet altijd iemand fulltime aan het onthaal. Hierdoor moeten vaak meerdere medewerkers inspringen om bezoekers aan te melden en door te verwijzen naar de juiste persoon. Ook het papierwerk om tijdelijke medewerkers te identificeren kan door de veelheid aan manuele interventies de workload verhogen. Dit is nefast voor hun productiviteit.

Uit een studie blijkt zelfs dat een gemiddelde medewerker om de 11 minuten wordt onderbroken. Daarbovenop duurt het gemiddeld maar liefst 25 minuten om geconcentreerd het werk te hervatten. Het is dus cruciaal de werksituatie in kaart te brengen om zo een beter overzicht te krijgen van welke verbeteringen er vereist zijn.

Stap 2: welke software heeft u nodig?

Na het bekijken van wat u wilt verbeteren, is het essentieel om te evalueren welke software u hierbij kan helpen. Kijk daarvoor niet enkel naar wat er het meest ‘aantrekkelijk’ uitziet of wat uw grootste concurrent gebruikt. Want zelfs het mooiste softwaredesign kan een struikelblok zijn om mee te werken. Lees in Stap 3 meer over hoe u gebruiksvriendelijke software eenvoudig kan herkennen.

Daarnaast is het belangrijk te kijken of het systeem kan verder bouwen op bestaande toegangscontrolesoftware. Denk maar aan specifieke toegangsrechten of -profielen voor bepaalde bezoekers die u kan linken met uw huidige beveiligingssoftware. Zo kunt u bepaalde gebieden, al dan niet tijdelijk, afbakenen en verifiëren binnen uw eigen organisatie.

Verder kan het ook van groot belang zijn om de status van de bezoeker of tijdelijke medewerker op te vragen en de locatie/activiteiten te traceren. Via deze optie kunt u een lijst van aanwezigen samenstellen of een speciale evacuatielijst tijdens noodgevallen opvragen. Zo bent u altijd zeker dat de veiligheid steeds wordt gegarandeerd.

Stap 3: integreren met bestaande systemen

Stel dat u al bestaande soft- en hardware in huis heeft. Denk maar aan documentscanners, Outlook en andere toepassingen van derden. Geen zorgen, u hoeft deze zeker niet te verwijderen of richting containerpark te sturen. Het is daarom net van groot belang om voor software te kiezen die naadloos  samenwerkt met de bestaande infrastructuur. Neem Outlook als voorbeeld.

Op deze manier kunt u uw Outlook afspraken automatisch doorsturen naar het centraal registratiesysteem en de bezoeker(s) vooraf registreren. De bezoeker kan dan dankzij de automatisch gegenereerde QR-code of via zijn identiteitskaart binnen enkele seconden na aanmelden, door het registratieproces lopen.

Stap 4: wat is het beschikbaar budget?

Dit hangt sterk af van de grootte van uw bedrijf en de toepassingen die u nodig heeft. Het is belangrijk een partner te vinden die met u meedenkt en u advies geeft in functie van uw bedrijf en niet in functie van zijn eigen portemonnee. U kunt inderdaad de nieuwste systemen in huis halen met de meest vernuftige functionaliteiten, maar de vraag is of u deze werkelijk allemaal nodig heeft.

Stap 5: welke partner kies ik?

Zoals hierboven al kort werd toegelicht is het niet prioritair wie de meest technologische producten aanprijst, maar wel wie de partner is met de juiste oplossingen. Het is dus van fundamenteel belang om tijd vrij te maken en kwalitatieve gesprekken te voeren met meerdere potentiële partners. Kijk verder ook of er realisaties in hun portfolio zitten die zich in dezelfde sector situeren als uw bedrijf.

Wilt u graag meer informatie of een persoonlijk gesprek over alle mogelijkheden die passen bij uw bedrijf? Neem dan rechtstreeks contact op met één van onze experts die u graag verder helpen met professioneel advies via tel. +32 3 312 92 30 of via het contactformulier.