Denkt u ook nog dat een papieren logboek voor uw bezoekers buiten GDPR valt?

Niets is minder waar! Er heerst - zo kort voor de invoering van de wetgeving - nog steeds de misvatting dat bezoekersregistratie via een papieren logboek niet onder GDPR valt. Nochtans valt elke vorm van gestructureerde persoonlijke data, die wordt bijgehouden en weergegeven, onder GDPR. Gezien GDPR technologie-neutraal is, moet elke vorm van verwerking van deze data - of het nu elektronisch of digitaal is - voldoen aan de nieuwe wetgeving. Dus heel waarschijnlijk valt uw papieren logboek en vooral de verdere verwerking van het document, wél onder GDPR. Meer nog, het zal vermoedelijk als eerste gecheckt worden in geval van een audit.

Bezoekerregistratie

Een ander misverstand gaat over de eenvoud waarmee het papieren logboek aangepast kan worden volgens de GDPR-eisen.

Enkel wanneer de data niet toegankelijk is voor derden (behalve voor de receptionist), als het logboek op regelmatige tijdstippen vernietigd wordt én als het op alle andere vlakken voldoet aan GDPR, kunt u argumenteren dat het logboek met GDPR overeenstemt.
In alle andere gevallen is registratiesoftware veiliger, zekerder en transparanter.

Welke zaken vereisen uw aandacht om wél GDPR-compliant te zijn?

  • Vergaar enkel (beperkte) persoonlijke data van uw bezoekers die relevant is voor het beoogde doel.
  • Bewaar de detailgegevens van de bezoeker niet langer dan nodig. Bepaal de bewaartermijn en verwijder de data overeenkomstig.
  • Bepaal de rechten en plichten van de persoon die de data behandelt en verwerkt.

Welke GDPR-voordelen heeft een digitaal bezoekersregistratiesysteem zoals prime Visit?

  • Enkel bevoegde personen hebben toegang tot de data.
  • De bezoekers hebben geen inzage in de gegevens van een vorige bezoeker. De privacy van elk individu is dus gegarandeerd.
  • Door gebruik te maken van de preregistratie, is het niet meer nodig om de gevraagde gegevens in te voeren aan de balie. Bijkomend voordeel is het wegvallen van wachtrijen aan de receptie.
  • Wegens het beperkt behouden van de bezoekersgegevens, is een hergebruik van de data mogelijk, wat de procedure vereenvoudigt en het inboeken versnelt.

En wat met veiligheidsvoorschriften?

Sommige ondernemingen en sectoren volgen de ISO- en HACCP-normeringen waardoor er een bezoekersregistratieplicht geldt. Uw bezoekers moeten dan op de hoogte gesteld worden van veiligheidsvoorschriften, een gezondheidsverklaring afleggen of eerst een werkvergunning krijgen. Via het digitaal logboek prime Visit kunt u probleemloos bewijzen dat u uw bezoekers op de veiligheidsvoorschriften heeft gewezen. U loodst de bezoeker vlot doorheen de procedure en intussen voldoet u zowel aan de GDPR-eisen als aan de veiligheidsvoorschriften.

Uiteraard biedt digitale bezoekersregistratie nog tal van andere voordelen.

Ontvangt u vaak individuele bezoekers of groepen, dan kunt u deze op voorhand registreren via Outlook. Als de bezoekers zich via de prime Visit-kiosk aanmelden, wordt de registratie bevestigd na het eenvoudig opzoeken van hun naam. Dat kan ook via het aanbieden van de QR-code die ze in de afspraakbevestiging ontvingen. Mogelijk wordt er aan de balie ook ineens een badge verstrekt met toegang tot bepaalde secties van de onderneming. Handig voor bedrijfsrondleidingen.

Doordat u ook te allen tijde weet hoeveel mensen er aanwezig zijn en aan welke contactpersoon ze toegewezen werden, is een snelle activering van een noodplan een absoluut pluspunt. De georganiseerde ontruiming van het gebouw kan zo vele malen sneller gebeuren met minder onaangename verrassingen als gevolg.
 
Overtuigd van het belang van een digitale bezoekersregistratie maar u heeft nog vragen?
Neem dan zeker contact op met onze medewerkers. We staan u graag te woord. 

U kunt ook bijgaande technische fiche doornemen over prime Visit zodat u kan verifiëren in hoeverre prime Visit GDPR-compliant is.