Hierop moet je letten bij het invoeren van tijdregistratie

Ben je van plan om tijdregistratie in te voeren? Goed idee! Op die manier hebben je werknemers steeds een overzicht van hun gewerkte uren, hoeveel overuren ze kunnen opnemen … Ook de HR-dienst en ploegleiders halen er hun voordeel uit. Software voor tijdregistratie vergemakkelijkt namelijk de correcte uitbetaling van de lonen of het opstellen van een nauwkeurige planning. Bovendien is tijdregistratie zelfs wettelijk verplicht en ben je er dus maar beter mee in orde. In dit artikel geven we je de nodige tips om tijdregistratie vlot te implementeren.

Leg regels vast

Voor je je werknemers vraagt om hun tijden te registreren, is het belangrijk dat je regels vastlegt om misverstanden te vermijden. Een aantal vragen die je je daarbij moet stellen zijn de volgende:
• Wil ik de tijd laten registreren in uren, halve dagen …?
• Moeten mijn werknemers ’s middags uitklokken?
• Kunnen overuren opgenomen worden of niet?
• …

Het is daarbij belangrijk dat je op voorhand een grondige analyse doet en nagaat wat de mogelijke bezwaren of moeilijkheden zouden kunnen zijn bij de integratie. Anticipeer daarop door een uitgekiend ‘change management’-traject uit te werken, zodat je werknemers meteen mee zijn vanaf het begin.

Aarzel niet om de mensen van je personeelsdienst in te schakelen als ‘dirigent’. Zij kunnen het personeel begeleiden en nakijken of de procedures worden nageleefd. Verder beheren zij ook de gebruikersprofielen en zijn zij het aanspreekpunt voor medewerkers die vragen hebben over het systeem.

Zorg voor een gebruiksvriendelijk systeem

Als je ervoor kiest om tijdregistratie in te voeren, is het belangrijk dat je op zoek gaat naar een gebruiksvriendelijk systeem. Daarbij geldt dat hoe eenvoudiger het systeem is, hoe beter. Tijdregistratie mag je werknemers namelijk geen extra tijd kosten, omdat het bijvoorbeeld te omslachtig of te ingewikkeld is.
Een gebruiksvriendelijk systeem voor tijdregistratie is niet alleen afgestemd op de intuïtie van de gebruiker, maar is ook gebaseerd op software die altijd en overal makkelijk toegankelijk is voor iedereen die het systeem moet gebruiken. Een app of webgebaseerde software is dan ook aan te raden.

Integreer je software

Door je software voor tijdsregistratie te linken aan andere systemen zoals de salarisadministratie, de urenregistratie … krijg je een geïntegreerd systeem. Zo beschik je steeds over de meest volledige informatie en geniet je de nodige inzichten om bepaalde werkwijzen of procedures in je bedrijf aan te passen en te optimaliseren. Bovendien maakt het ook de taak van de HR-dienst eenvoudiger, omdat zij zo meer tijd over hebben voor hun kerntaken.

Begeleid je personeel

Tijdens en na de implementatie van je tijdregistratie is het nuttig om ondersteuning, zoals GETMore, te voorzien voor je medewerkers, zodat ze vlot met de software aan de slag kunnen. Hebben je werknemers functionele of technische vragen? Vaak rijzen de meeste vragen namelijk pas wanneer het systeem al een tijdje in gebruik is. 

Graag meer info over GETMore? Contacteer ons dan snel.