5 tips voor een nauwkeurige personeelsadministratie

Een nauwkeurige personeelsadministratie heeft tal van voordelen. Zo leiden stipte uitbetalingen en vlotte vakantie-aanvragen tot tevreden werknemers. Verder is het ook voor het bedrijf zelf positief: de boekhouding kan eenvoudig opgevolgd worden, de wettelijke bepalingen met betrekking tot bijvoorbeeld overuren worden nageleefd, … Kortom: het is een win-win voor iedereen – op voorwaarde dat je het nauwkeurig doet. Met deze tips hoeft dat geen probleem te zijn!

personeelsadministratie

1. Zorg voor gebruiksvriendelijke software

Gebruiksvriendelijke software is de eerste stap naar een nauwkeurige personeelsadministratie. Door te kiezen voor software die handig in gebruik is, verhoog je de betrokkenheid van werknemers én maak je het hen makkelijker om hun gegevens, zoals werkuren, vakantie-aanvragen en verzuim, juist in te geven. Wat gebruiksvriendelijke software inhoudt? Een efficiënte en vooral intuïtieve interface die taakgericht is en op maat van de gebruiker.

2. Decentraal beheer van je personeelsadministratie

Naast gebruiksvriendelijkheid is de toegankelijkheid van de software belangrijk. Door de software op verschillende locaties en via verschillende types toestellen toegankelijk te maken (ook mobiel), kunnen gebruikers hun informatie meteen ingeven, wat de nauwkeurigheid verhoogt. Bovendien wordt er op die manier niets vergeten en is zowel de administratie als de planning steeds up-to-date.

3. Heldere rapportage is key

Verder draagt een heldere rapportage bij aan een nauwkeurige personeelsadministratie. Verschillende diensten hebben aangepaste rapporten nodig en die moeten dan ook vlot gegenereerd worden. Daarbij kunnen grafische voorstellingen en instellingen op maat je helpen om de gegevens vlot en vooral juist te interpreteren.

4. Automatische berekeningen zijn nauwkeuriger

Door gebruik te maken van software die automatisch berekeningen doet, voorkom je dat er menselijke foutjes in je administratie sluipen én bespaar je bovendien heel wat tijd. Klopt er toch iets niet? Dan krijg je dankzij ‘management by exception’ een melding, zodat je de fouten recht kunt zetten.

5. Vlotte gegevensuitwisseling dankzij integratie

Door je personeelsadministratie te integreren met andere software, zorg je er ten slotte voor dat al je systemen op elkaar afgestemd zijn en met elkaar synchroniseren. Daardoor kunnen ze onderling data uitwisselen en hoef je de personeelsgegevens maar eenmaal in te geven, waardoor de kans op fouten afneemt.

Wil je graag meer weten? Neem dan snel me ons contact op!