Een forfaitaire dagvergoeding voor dienstreizen: hoe werkt het?

Forfaitaire dagvergoeding voor dienstreizen

Dienstreizen dragen aanzienlijk bij aan de bedrijfskosten en creëren hoge organisatorische overheadkosten. Vaak wordt er daarom gekozen voor een systeem met forfaitaire dagvergoedingen. Maar wat is dat precies? En waarom is het ook cruciaal om tijdens een dienstreis de werktijden nauwkeurig te registreren? U ontdekt het in dit artikel.
 

Wat zijn forfaitaire dagvergoedingen?

Als uw werknemers voor enkele dagen op dienstreis gaan, dan kunt u de gemaakte kosten voor maaltijden en dranken (niet de effectieve verplaatsingskosten) op forfaitaire basis terugbetalen. Dat betekent dat u een vast bedrag voorziet, in plaats van de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen. Zo vermijdt u heel wat onnodige administratieve kosten. Bovendien wordt deze forfaitaire dagvergoeding niet als een belastbare bezoldiging beschouwd. Daarvoor moet u in de privésector wel deze regels respecteren:

  • De dagvergoeding bedraagt maximaal 17,41 euro per dag (geïndexeerd bedrag vanaf 1 april 2020)
  • Het gaat om een verplaatsing van minimaal zes uur en 25 kilometer buiten de agglomeratie waar het bedrijf gelegen is.
  • Een werknemer kan maximaal zestien dagvergoedingen per maand toegekend krijgen.
  • Er geldt een beperking van maximaal veertig verplaatsingen naar dezelfde locatie.

Een efficiënte tijdsregistratie

Naast een correcte administratie van de onkosten is bij een dienstreis ook een exacte registratie van de werktijden cruciaal. Met de tijdregistratiesoftware van GET brengt u de flexibele werktijden tijdens een dienstreis perfect in kaart. Onze webgebaseerde tijdregistratie maakt het mogelijk om de individuele werktijden tijdens zakenreizen systematisch vast te leggen. De oplossing is toegankelijk via een mobiele tijdregistratie-app op smartphone of tablet, of via een webbrowser. Zo vereenvoudigt u de processen en verlaagt u de kosten. Ook is het mooi meegenomen dat een betrouwbare tijdsregistratie leidt tot een hogere tevredenheid van klanten én medewerkers.
 

Wat geldt tijdens een dienstreis als werktijd?

Dienstreizen zijn zakenverblijven buiten de normale werkplek die één of meer werkdagen in beslag nemen. Daarbij mogen uw medewerkers alle reistijd tijdens de normale werkuren als arbeidstijd registreren.

Als de dienstreis evenwel buiten de reguliere werktijden plaatsvindt, zoals in het weekend of 's avonds, dan moeten de werknemers een onderscheid maken tussen werktijden en rusttijden. Vergaderingen en andere zakelijke activiteiten worden als arbeidstijd beschouwd en worden dus ook betaald. Pauzes en privé-activiteiten zoals sightseeing worden evenwel niet vergoed. 

Wilt u ook tijdens dienstreizen de werktijd van uw personeel makkelijk en correct in kaart brengen? Neem dan snel contact met ons op.