Hoe bezoekersregistratie bijdraagt aan de veiligheid in uw bedrijf

Omwille van de coronacrisis zijn bedrijven vandaag verplicht om nauwlettend bij te houden wie er over de vloer komt. Maar ook buiten deze crisis speelt bezoekersregistratie een cruciale rol om de veiligheid in uw bedrijf te bewaken. Bent u er klaar voor om bezoekers te ontvangen als de bezoekersstroom binnenkort geleidelijk weer op gang komt? 

bezoekersregistratie

Wat omvat bezoekersregistratie?

Dankzij bezoekersregistratie krijgt u een overzicht van welke personen er op een bepaald moment in uw bedrijfsgebouwen aanwezig zijn. Bezoekers moeten zich hiervoor aanmelden, met naam, aankomst- en vertrekuur.

Dit verschilt van de registratie van medewerkers die zich bijvoorbeeld registreren met een badge of via een vingerscan.

Waarom kiezen voor bezoekersregistratie?

  • In tijden van corona speelt bezoekersregistratie een belangrijke rol bij de contact tracing in geval van een besmetting of uitbraak. Daarnaast is het bij calamiteiten (zoals brand) cruciaal dat de hulpdiensten snel een overzicht van de aanwezige personen krijgen. Zo kunnen ze nagaan of iedereen in veiligheid is.
  • Maar er zijn nog tal van andere toepassingen waarbij bezoekersregistratie erg nuttig is, denk bijvoorbeeld aan evenementen met vooraf geregistreerde bezoekers of situaties waarbij u achteraf de namen van aanwezige personen moet kunnen opzoeken.
  • Ten slotte is het om te voldoen aan bepaalde normeringen (onder andere ISO-9001, ISO-22000 en HACCP) verplicht om een logboek bij te houden. Uiteraard kan dit ook digitaal.

Hoe bezoekersregistratie organiseren?

Bezoekersregistratie verloopt bijzonder vlot met onze oplossing prime Visit. De aanmeldterminal kunt op een plek naar keuze plaatsen en later eenvoudig verhuizen naar een balie of een andere desk.

Na een voorafgaande registratie meldt uw bezoeker zich aan met behulp van een QR-code of een identiteitsbewijs. Dit kost nauwelijks een minuut tijd. De QR-code kan makkelijke en snel gescand kan worden (ook mobiel), zodat uw bezoeker het scherm zo weinig mogelijk moet aanraken. U krijgt op uw pc en/of uw smarthone onmiddellijk een melding dat uw gast gearriveerd is en beschikt over een overzicht van alle geplande bezoeken. 

Bovendien is het bijzonder makkelijk om op basis van deze gegevens diverse rapporten te creëren. 

Bezoekersregistratie in tijden van corona

Zeker tijdens de huidige coronacrisis is een digitale receptie uitgerust met prime Visit een uitstekende oplossing. Op deze manier kunt u op elk moment anderhalve meter afstand met uw bezoekers garanderen.

Bovendien kunt u in de uitnodigingsmail al aangeven welke coronagedragsregels en preventiemaatregelen uw organisatie hanteert. Zo brengt u bezoekers vooraf op de hoogte en kunnen zij zich op hun bezoek voorbereiden. 

Per type bezoekers geeft u ook duidelijk aan waar zij zich moeten aanmelden. Zo voorkomt u onnodige contactmomenten en bewegingen op uw terrein.

Conform de regels van de GDPR worden de gegevens van uw bezoekers in prime Visit slechts bijgehouden zolang nodig en worden ze nadien vernietigd.

De conclusie? Digitale bezoekersregistratie is altijd een handige tool, maar in noodsituaties is het een perfect middel om de veiligheid van uw medewerkers en bezoekers te verhogen.

 Meer weten over prime Visit? Neem dan snel contact met ons op.