Chez primion Benelux, on entend souvent que certaines personnes ne veulent rien savoir d’un système d’enregistrement des visiteurs numérique. « Ça reste enregistré dans des ordinateurs, ceux qui n’ont pas le droit de fouiller dans les données y ont quand-même accès, tout est sauvegardé pendant des années et c’est beaucoup trop complexe. Un bloc-notes pur et simple à l’entrée du bâtiment est bien plus fiable et personne ne peut violer ta confidentialité ! » N’est-ce pas ?  

Faisons un petit retour dans le passé. Imaginons une entreprise ou un bâtiment public où tu devais remplir tes données personnelles dans un cahier ou sur un bloc-notes à l’entrée. Bienvenu ! Quel est ton nom ? Numéro de téléphone ? Adresse et adresse mail ? Tu es de quelle entreprise ? Remplis simplement le schéma.

Malheureusement, il ne s’agit pas d’un scénario du passé. La plupart des entreprises continuent à utiliser ce type de blocs-notes. Une atteinte aux lois sur la confidentialité et les données personnelles.

Communication indésirable
C’est justement l’enregistrement sur papier qui manque de sécurité et de discrétion. Aucun(e) réceptionniste n’arrachera la page sur laquelle tu auras laissé tes données pour la mettre à la poubelle dès que tu auras quitté le bâtiment. Bien au contraire : ces livres sont souvent gardés pendant des années et servent de base de données pour les lettres de marketing et les publicités indésirables. Personne n’en est vraiment responsable et les procédures sont très peu claires. En parlant d’enregistrement et de protection de données…!

Législation

La législation RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une réglementation relativement jeune qui date de mai 2018. La loi offre des cadres pour l’enregistrement des données personnelles et définit qui est autorisé à les utiliser. Primion Benelux offre tous les outils nécessaires pour donner forme à ta responsabilité envers les visiteurs.

Chez primion Benelux, l’enregistrement des visiteurs n’est pas seulement numérique; les données peuvent en plus être codées, enregistrées pendant une période réduite et éliminées après un certain temps. Le processus d’enregistrement des visiteurs numérique s’avère beaucoup plus efficace et s’adapte aux nouvelles lois et directives, pas si bête que ça... 

Solution numérique
Juste après l’introduction des données, celles-ci seront enregistrées en un clic dans une base de données verrouillée. Elles ne seront plus à la merci de toutes les personnes qui entrent et sortent du bâtiment et les réceptionnistes n’auront accès qu’aux données nécessaires pour l’enregistrement d’arrivée. A la fin de la période d’enregistrement (qui peut être définie sur mesure) les données seront automatiquement éliminées du système.

Voilà justement la force de la RGPD. On peut tout à fait utiliser des données confidentielles pour certains processus, mais la façon d’enregistrer et de limiter l’accès à ces données à un groupe de personnes spécifique (à condition d’y être autorisé) peut seulement fonctionner de manière optimale si on utilise un système numérique.

Cybersécurité
Il reste une question importante : que faire en cas de fuite de données ? Bonne question, parce que ça touche à la cybersécurité, un sujet à part. Même si ton but initial est la protection de données, il peut s’avérer important de trouver une entreprise qui puisse également s’occuper des autres aspects de l’enregistrement de données. Primion Benelux se fera un plaisir de t’aider et t’offre des décennies d’expérience dans ce domaine.

Quand pouvons-nous aider à optimaliser l’enregistrement des visiteurs dans ton entreprise ?